Como organizar equipes externas: o guia completo

Não é porque você trabalha remotamente que não precisa de uma boa gestão. Organizar equipes de manutenção, por exemplo, é uma gestão a distância. Afinal, esses trabalhadores ficam fora da empresa a maior parte do tempo — e, dependendo do modelo de trabalho, nem precisam passar no prédio.

Tecnologia, boa comunicação e gerência madura possibilitam que o trabalhador faça todas as suas entregas sem se sentir vigiado constantemente. Mas o gestor, claro, precisa estar ciente de todos os serviços feitos.

Neste post, você verá 4 dicas para organizar equipes externas de maneira inteligente, sem infringir a autonomia do trabalhador. Continue a leitura:

O que é essencial para organizar equipes externas?

Se você deseja otimizar seus processos de gestão, veja o que precisa ter:

1. Utilize a tecnologia

A tecnologia é a maior aliada de quem deseja organizar equipes de manutenção. Ela permite manter a comunicação em qualquer lugar, montar trajetos melhores, visualizar a localização dos técnicos, conferir relatórios dos trabalhos e muito mais. Veja o que é essencial.

Sistema de gestão

Um sistema de gestão centraliza os serviços de todos os setores de uma empresa, incluindo o de manutenção. Nesse programa, você consegue emitir ordens de serviço, organizar rotas, salva o histórico de serviços, armazena notas fiscais e muito mais.

Escolha um sistema de gestão capaz de centralizar diferentes setores. Assim, você liga o atendimento ao cliente, o contábil e o técnico em um mesmo ambiente digital.

Relatório técnico digital

O relatório técnico é o documento feito após uma visita técnica. Quando feito digitalmente, o técnico tem muito mais praticidade: ele abre o celular ou tablet, atualiza a ordem de serviço, detalha o trabalho feito e coloca os horários de visitação. Ao salvar as informações, o registro vai para o sistema automaticamente, e o gestor pode conferir o trabalho feito.

Um bom relatório digital traz muito mais possibilidades ao trabalho do técnico. Além de não precisar de vários papéis, ele pode criar checklists e salvar fotos e vídeos.

GPS

Um aplicativo com GPS permite que o gestor acompanhe o trajeto de cada equipe, observe o tráfego e sugira rotas mais adequadas.

2. Distribua as chamadas automaticamente

Se preferir, é possível enviar o chamado do cliente automaticamente para o celular do técnico, sem que haja a necessidade de um call center. Contudo, é preciso que haja uma pré-seleção antes para que o profissional não perca tempo com problemas simples, que podem ser resolvidos pelo telefone.

3. Aborde a pontualidade

Quando falamos de equipes de manutenção, é mais fácil falar sobre prazos do que horários — afinal, não há como garantir ao cliente que a equipe chegará em um horário específico. Há N fatores que interferem numa ordem de atendimento. Porém, a empresa precisa cumprir o que foi acordado.

Para organizar as equipes de manutenção, é fundamental que os prazos estejam de acordo com a demanda dos técnicos. Se há muitas urgências, não é possível prometer ao cliente uma visita em duas horas. 

Um bom sistema de gestão pode organizar as ordens de serviço por urgência, o que facilitará o trabalho das equipes.

4. Ofereça crescimento profissional

O rendimento de uma equipe pode cair pela falta de perspectiva de crescimento dentro da empresa. Um técnico de manutenção pode, sim, desejar uma função gerencial dentro da ‘empresa treinando estagiários e gerenciando equipes, por exemplo. Outra função pode ser mais técnica, lidando com tecnologias que aprimorem o trabalho. 

O funcionário aprende enquanto trabalha e, ao acumular essa bagagem, pode trazer benefícios em funções estratégicas. Ofereça aos funcionários um bom plano de carreira com uma trilha de crescimento clara. Mesmo que o colaborador seja feliz na função técnica, ter a possibilidade de alcançar novas posições traz novas possibilidades à sua carreira.

Por onde começar a organizar uma equipe de manutenção? 

Fazer uma boa gestão de equipes remotas pode parecer difícil, mas quando você sabe por onde começar, fica bem mais fácil implementar boas estratégias.

Veja como dar os primeiros passos para organizar suas equipes de manutenção:

Mapeie as necessidades

Para organizar uma equipe de manutenção devidamente, é essencial entender suas principais demandas. O que atrapalha o técnico a desenvolver seu trabalho com eficácia?

As dificuldades estão mais atreladas aos trajetos, equipamentos, comunicação ou com o relacionamento com o cliente?

Responda:

• Quantas equipes existem?
• Quais tipos de serviços executam?
• Como recebem as ordens de serviço?
• Como prestam contas do que foi feito?
• Onde estão os maiores gargalos? (atraso, retrabalho, falta de material, comunicação falha).

Ao entender quais as principais necessidades da equipe, você consegue investir em estratégias realmente eficazes. 

Padronize as ordens de serviço

A ordem de serviço (OS) é um documento que detalha qual serviço o técnico terá que fazer. Traz informações sobre o serviço, cliente, materiais e prazos. 

Cada OS deve ter número, descrição clara do serviço, endereço completo do cliente, prazo de execução, materiais necessários e responsável técnico.

Defina papéis e responsabilidades

Em empresas de manutenção, é comum achar que “todo mundo faz tudo”. Contudo, não é bem assim que funciona: além de sobrecarregar o técnico, ainda delega funções que ele não domina.

Exemplo de estrutura básica para uma equipe: supervisor, técnico responsável, auxiliar e apoio administrativo. Definir quem responde por quê reduz conflito e retrabalho.

Organize a programação semanal

Não existe apenas um tipo de organização. Para um bom planejamento, divida os serviços preventivos e corretivos, priorize as urgências e faça uma boa distribuição geográfica para reduzir o deslocamento.

Organize suas equipes com o App Diário de Obra

A tecnologia é a melhor amiga de quem deseja organizar uma equipe de manutenção. E para quem trabalha com ordens de serviço e relatórios técnicos, o App Diário de Obra é essencial. 

Crie registros completos com checklists, equipamentos, colaboradores, fotos e vídeos. E se tiver dúvidas, basta se cadastrar para utilizar o app gratuitamente por 30 dias, sem necessidade de cadastro de cartão.

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