Indicadores-chave para manutenção técnica: conheça os principais

O trabalho de manutenção ou assistência técnica ocorre fora da empresa. Contudo, o gestor ainda precisa ficar de olho: entender como anda o trabalho garante a qualidade para o cliente e a segurança para o técnico. Para facilitar esse gerenciamento a distância, existem os indicadores de gestão de manutenção.

Indicadores-chave são métricas mais complexas, que utilizam um conjunto de dados para avaliar o desempenho da empresa. A avaliação do cliente, por exemplo, é um indicador: quanto mais perto do 10, mais sucesso sua empresa teve com o cliente.

Neste post, você verá indicadores essenciais para fazer a gestão dos serviços de manutenção. Continue a leitura:

Indicadores essenciais para a gestão da manutenção 

Para tomar decisões rápidas, o gestor deve monitorar KPIs (Key Performance Indicators) que funcionam como o painel de um avião. Se um ponteiro sai da zona verde, a intervenção deve ser imediata.

1. Backlog

Backlog indica o tempo que a equipe leva para concluir todas as ordens de serviço (OS) pendentes, caso não surjam novas demandas. O cálculo deve ser feito em minutos, horas ou dia, dependendo da complexidade do trabalho.

Para descobri-lo, você precisa dividir a quantidade de homens-hora de OS em aberto e dividir esse valor pelos homens-hora disponíveis na empresa. Assim fica a fórmula:

• Backlog = (total HH de OS em aberto) / (HH disponível da equipe).

Um backlog muito baixo pode indicar ociosidade ou falta de identificação de falhas potenciais. Mas, dependendo do desempenho da equipe, também pode ser um indício do sucesso no trabalho externo. É preciso, claro, bater esse indicador-chave com outros da sua empresa. 

Já um backlog muito alto mostra que a manutenção está perdendo o controle, o que pode necessitar da contratação de mais técnicos e de treinamentos de reciclagem.

2. MTTR (tempo médio para reparo)

O MTTR mede a eficiência da equipe em colocar um equipamento de volta em operação após uma falha.

O cálculo se dá pela divisão do tempo de manutenção pelo número de reparos:

• MTTR = tempo total de manutenção ÷ número de reparos

Aqui, o gestor deve observar alguns aspectos antes de tirar suas conclusões:

• A equipe tem as ferramentas de diagnóstico e o conhecimento técnico necessário?
• As peças de reposição estavam no almoxarifado ou houve atraso na compra?
• O procedimento de manutenção estava claro e foi seguido com segurança?

Um MTTR elevado é um sinal claro de gargalos logísticos ou falta de treinamento. Se o tempo de reparo está subindo, o gestor deve investigar se o problema está na execução ou na falta de recursos.

3. MTBF (tempo médio entre falhas)

Enquanto o MTTR foca na reparação, o MTBF foca na confiabilidade. O indicador mede o tempo médio em que um equipamento opera sem falhas.

O cálculo considera três momentos: a primeira falha, a volta ao funcionamento após a manutenção e a falha seguinte. Então, o cálculo é o tempo total de trabalho do aparelho menos as horas de conserto dividido pela quantidade de paradas por falhas. Assim:

• MTBF = horas trabalhadas – horas de manutenção corretiva/paradas

Ao observar o histórico de MTBF de um ativo específico, o gestor consegue mensurar quando um novo problema pode ocorrer e até mesmo identificar “falhas crônicas”. Por exemplo:se uma máquina quebra repetidamente pelo mesmo motivo, a decisão rápida não é consertá-la novamente, e sim fazer uma análise de causa raiz (ACR).

4. Cumprimento do plano de manutenção (PCM)

Este indicador mede o percentual de OS preventivas e preditivas executadas em relação ao que foi planejado.

Se o cumprimento do plano cai abaixo de 90%, o gestor está “sacrificando” o futuro para apagar incêndios no presente, o que pode gerar um ciclo vicioso de quebras. Por isso, é preciso identificar por que o plano não foi cumprido.

5. Distribuição de tipos de manutenção

Um gestor equilibrado busca a “regra de ouro” da manutenção, frequentemente associada à seguinte distribuição:

• preditiva (ideal estar entre 35% e 45%): monitora as condições para intervir no momento exato;
• preventiva (25% a 35%): trocas sistemáticas baseadas em tempo ou uso;
• corretiva programada (15% a 20%): detecta falhas antecipadamente e planeja o conserto;
• corretiva de emergência (< 10%): deve ser minimizado ao máximo.

6. Custo de manutenção sobre o faturamento (ou sobre o RAV)

Valor de reposição do ativo (RAV) é o custo atual necessário para substituir equipamentos ou instalações. Seu monitoramento ajuda a entender se manter um equipamento antigo ainda vale a pena ou se é hora de sugerir um investimento em Capex (novas máquinas).

Se o RAV de um ativo específico ultrapassa 5% do seu valor de reposição anualmente, o gestor pode justificar a substituição do equipamento perante a diretoria.

Como utilizar os indicadores para trazer resultados?

Atualmente, uma forma inteligente de usar esses dados é por meio da gestão à vista — metodologia que transforma as informações em dados visíveis para todas as pessoas na empresa.

Dashboards em tempo real, posicionados estrategicamente na oficina ou no escritório, permitem que toda a equipe enxergue o status dos KPIs. Por exemplo: quando a equipe vê que o backlog está entrando na zona vermelha, o engajamento para resolver as pendências aumenta naturalmente.

Alguns elementos são essenciais para um dashboard de manutenção, como um gráfico de tendência de MTBF e MTTR dos últimos 6 meses e uma lista de OS críticas abertas. Dessa forma, o gestor pode organizar os serviços do dia dos técnicos e priorizar aqueles que são mais urgentes. Além disso, a empresa também deve financiar cursos de reciclagem para os profissionais, que podem ir desde a parte técnica até o relacionamento com o cliente.

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