Como lidar com equipes terceirizadas na manutenção predial

A manutenção predial é essencial para a sobrevivência de qualquer empreendimento. Porém, a complexidade crescente das instalações e a necessidade de otimizar custos levam à contratação de equipes terceirizadas para serviços de manutenção. Especializadas, oferecem flexibilidade e acesso a profissionais de diferentes áreas, como elétrica, hidráulica, HVAC e alvenaria.

Quando mal gerenciada, a terceirização pode rapidamente se transformar num pesadelo operacional. Afinal, o desafio central não reside na capacidade técnica da equipe, mas sim na gestão da informação e da execução. Como garantir que o trabalho ocorra seguindo todos os protocolos de segurança e qualidade? 

A contratação de uma empresa especializada deve otimizar o trabalho do síndico. Neste texto, você entenderá como gerenciar equipes terceirizadas na manutenção predial. Continue a leitura:

O que faz a contratante perder o controle das equipes terceirizadas?

Falhas na gestão de terceirizados se manifestam em três áreas críticas, todas elas interligadas pela ausência de dados estruturados e em tempo real, que impedem uma tomada de decisão ágil e informada:

1. Falta de visibilidade operacional

A gestão tradicional baseia-se na confiança e em relatórios retroativos. Dessa forma, o gestor só descobre o que foi ou não feito dias após a intervenção. 

Sem um mecanismo de check-in e check-out confiável das equipes terceirizadas, você não tem como validar a assiduidade, o tempo de trabalho e a localização dos trabalhadores. Essa lacuna abre espaço para atrasos, desvios de rota e, para piorar, cobrança indevida de horas não trabalhadas, minando a confiança e a eficiência do contrato.

2. Ausência de padronização e queda na qualidade

Cada empresa terceirizada tem o seu método de trabalho e, sem um sistema de fiscalização, a qualidade do serviço torna-se uma variável dependente da boa vontade do prestador. A falta de procedimentos operacionais padrão (POPs) e de checklists obrigatórias resulta em manutenções incompletas, uso de materiais inadequados e, consequentemente, na reincidência de problemas. 

O gestor perde a capacidade de impor e verificar os seus próprios padrões de excelência, colocando em risco a integridade dos ativos prediais.

3. Documentação confusa

O registro da manutenção é vital para manter o prédio em conformidade legal e para a garantia de compliance com normas regulatórias. No entanto, a documentação em papel, e-mail ou WhatsApp fica confusa: não há organização, você pode perdê-la facilmente e, quando impressa, pode sofrer danos e perder seu valor.

Quando você não conta com um sistema de gestão para esses registros, dificulta a implementação de um ciclo de melhoria contínua.

Como o relatório diário de obras pode ajudar com equipes terceirizadas?

Imagine ter, no seu smartphone ou computador, uma visão completa e instantânea de todas as atividades de manutenção, além de contratos e ativos. É exatamente isso que um relatório diário de obra (RDO) proporciona.

Um sistema com registros digitais transforma a relação entre síndico e prestador de serviços em uma parceria transparente e auditável, baseada em dados. Veja como funciona:

Checklists inteligentes

A padronização da qualidade é garantida por meio de formulários e checklists digitais, que você pode configurar da maneira mais adequada ao prédio. Crie modelos específicos para cada tipo de manutenção (preventiva, corretiva, inspeção) e, assim, o técnico seguirá um passo a passo rigoroso para documentar cada etapa.

O RDO digital permite criar:

• campos obrigatórios: todos os campos que você predeterminar deverão ser preenchidos;
• listas de verificação: garanta que todos os pontos de inspeção foram abordados, sem falhas ou esquecimentos;
• instruções detalhadas: anexe manuais, diagramas ou vídeos de procedimento diretamente ao RDO, garantindo que a equipe tenha acesso imediato à informação técnica necessária.

Documentação audiovisual

No RDO digital, o técnico pode anexar fotos e vídeos diretamente ao relatório e até mesmo georreferenciá-los, atestando a veracidade do registro.

• antes e depois: faça o registro visual obrigatório do estado inicial e final da intervenção, essencial para a validação do serviço;
• registro de não conformidades: crie a documentação imediata de problemas encontrados, com a possibilidade de abrir ordens de serviço em seguida.

Todos esses registros são automaticamente organizados, indexados por ativo e data.

Centralização dos dados

Talvez o maior valor do aplicativo seja a centralização dos dados. Todos os RDOs, de todas as equipes e de todos os ativos, confluem para um único painel de controlo (dashboard). Isto permite que o gestor deixe de ser um mero arquivista e se torne um analista de performance, utilizando a informação para otimizar processos e reduzir custos.

Com os dados estruturados, é possível:

• medir o tempo médio de reparo (MTTR): Identificar as equipes mais eficientes e as áreas que necessitam de mais atenção;
• analisar a reincidência de falhas: apontar a necessidade de manutenção preventiva mais robusta ou os aparelhos que causam problemas com mais constância;
• avaliar o desempenho: ter métricas objetivas para renegociar contratos e tomar decisões de contratação baseadas em dados concretos.

App Diário de Obra: controle inteligente de equipes terceirizadas

Lidar com equipes terceirizadas na manutenção predial não precisa ser um exercício de fé ou de constante preocupação. O segredo para manter o controle não está no microgerenciamento de pessoas, mas sim na gestão transparente da informação.

Não perca tempo com papéis, e-mails e arquivos soltos no WhatsApp. Com o App Diário de Obra, você cria a ponte entre a execução no campo e a estratégia no escritório.

Registre os profissionais presentes, avalie o trabalho das equipes e salve qualquer manutenção feita inadequadamente. Todo essa documentação, claro, ficará registrada em um sistema, que apenas o pessoal autorizado poderá acessar.

Conheça o App Diário de Obra!