Entrega das chaves do imóvel: conheça as etapas

Entra ano, sai ano, a entrega das chaves do imóvel continua sendo o grande sonho do brasileiro. Segundo o relatório “Retratos do morar”, da especialista de mercado Ipsos-Ipec, 50% dos jovens de 18 a 28 anos sonham em ter uma residência própria — consideravelmente acima da média nacional (41%).

A entrega das chaves é um dos momentos mais simbólicos na jornada de compra de um imóvel. Para o cliente final, representa a realização de um sonho; para a construtora, é o fechamento de um ciclo que envolve planejamento, execução e relacionamento. No entanto, esse processo exige organização, transparência e uma experiência bem estruturada.

Neste post, você aprenderá quais são as principais etapas da entrega das chaves e como a construtora deve atuar em cada uma delas para garantir satisfação do cliente e segurança jurídica. Continue a leitura:

Como fazer a entrega das chaves do imóvel corretamente

Confira o passo a passo para finalizar o projeto e entregar as chaves ao cliente.

Preparação interna

Antes de iniciar o contato com o cliente, a construtora precisa garantir que todos os aspectos técnicos e documentais estejam em ordem.

Essa etapa é essencial para evitar atrasos e problemas legais. A entrega das chaves só deve ocorrer quando o empreendimento estiver devidamente regularizado.

O primeiro passo é a obtenção do Habite-se, certificado emitido pela prefeitura da cidade onde o imóvel foi construído. O documento só pode ser solicitado após a conclusão da obra e é fundamental para a regularização junto aos órgãos municipais.

Outro aspecto importante é averiguar a averbação da construção, ou seja, a atualização da matrícula. É obrigatória sempre que houver uma modificação em um terreno registrado e necessita de uma série de documentos, como o Habite-se, a Certidão Negativa de Débitos do INSS (quando aplicável), ART/RRT e o projeto executivo.

Por fim, verifique se há pendências contratuais e, principalmente, financeiras com relação ao cliente. Assim, você entrega o imóvel com mais segurança e evita inadimplências.

Alinhamento entre equipes

Outro ponto fundamental é o alinhamento interno entre os setores jurídico, financeiro, engenharia e atendimento ao cliente. Todos devem estar sincronizados quanto aos prazos, documentos e procedimentos.

Uma falha de comunicação interna pode comprometer a experiência do cliente e gerar retrabalho.

Comunique o cliente

Durante uma obra, a construtora precisa manter um diálogo constante com o cliente. Atualizações periódicas trazem mais segurança: mesmo que ocorra algum imprevisto que atrase a entrega, ele estará informado e terá um prazo mais correto para o recebimento do imóvel.

Para a entrega das chaves, a construtora deve convocar formalmente o cliente para o processo de entrega das chaves. Pode ser por e-mail, telefone ou carta formal — o importante é se certificar de que ele recebeu a mensagem.

Na comunicação, inclua informações sobre o status do imóvel, orientações sobre os próximos passos, lista de documentos necessários e o agendamento da vistoria. Dessa forma, a empresa consegue entregar as chaves com mais rapidez.

Orientação financeira

Verifique se todas as obrigações financeiras foram cumpridas. Veja se o imóvel foi quitado ou se o financiamento foi aprovado, se as taxas (como ITBI e registro) foram pagas e eventuais débitos regularizados.

A construtora deve orientar o cliente sobre esses pontos e, se possível, oferecer suporte nesse processo.

Vistoria do cliente

Uma das etapas mais importantes da entrega das chaves, a vistoria é o momento em que o cliente avalia se o imóvel está de acordo com o que foi contratado.

Essa análise deve ser agendada previamente, com data e horário definidos. A construtora precisa garantir que o imóvel esteja limpo, finalizado e em condições ideais para avaliação.

Além disso, disponibilize um profissional para acompanhar o cliente durante a vistoria, esclarecendo dúvidas e orientando o processo.

Checklist de vistoria

Para facilitar a vistoria do cliente — e, ao mesmo tempo, mostrar o compromisso da empresa com uma entrega bem-feita —, disponibilize um checklist com os principais pontos de análise. Inclua:

acabamentos: pisos, paredes, pintura, louças e metais;
itens entregues conforme memorial descritivo;
funcionamento de portas e janelas;
instalações elétricas e hidráulicas.

Correções e ajustes: compromisso com a qualidade

Caso o cliente identifique problemas ou inconformidades, eles devem ser registrados formalmente em um termo de vistoria. Depois, a construtora deve reconhecer os apontamentos, estabelecer prazos para correção e manter o cliente informado sobre as soluções

Para facilitar o conserto e retornar ao cliente com mais rapidez, tenha um processo claro para tratar as pendências identificadas.

Classifique os itens entre urgentes, simples e complexos para saber por onde começar. Após essa definição, estipule um prazo realista para entregar novamente o imóvel ao cliente. Não deixe de acompanhar essa execução, já que ela necessita de um capricho ainda maior. A agilidade nessa etapa impacta diretamente a percepção do cliente.

Termo de entrega de chaves

Com o imóvel aprovado, chega o momento da formalização da entrega.

O termo ou declaração de entrega das chaves é um documento que oficializa que o cliente recebeu o imóvel e está ciente das condições de entrega.

No termo, inclua dados do imóvel, data da entrega, declaração de recebimento e assinatura do recebedor e do responsável pela obra. Essas informações são essenciais para resguardar a construtora juridicamente.

Outros documentos

Outros registros essenciais que sua construtora deve fornecer ao cliente:

manual do proprietário: documento com todas as informações do imóvel, como orientações de uso, conservação e manutenção;
plantas do imóvel;
garantias dos equipamentos.

Esses materiais ajudam o cliente a utilizar e conservar o imóvel corretamente.

Personalização e cuidado

A entrega das chaves também é uma oportunidade de encantar o cliente. Afinal, além de uma boa construção, a empresa deve manter um bom relacionamento para, assim, ser indicada a outros trabalhos.

Em vez de um e-mail padrão, envie uma mensagem personalizada falando sobre a experiência de trabalho com o cliente e agradecendo pela confiança. Faça também um registro fotográfico da entrega das chaves, que pode virar uma foto física ou um quadro na casa dele.

Outro ponto-chave está no atendimento dos seus funcionários. A equipe responsável pela entrega deve ser cordial, atenciosa e preparada para esclarecer eventuais dúvidas.

A experiência do cliente nesse momento influencia diretamente sua percepção sobre a construtora.

Suporte e feedback

A relação com o cliente não termina com a entrega das chaves. Para tal, a construtora deve oferecer canais de atendimento para solicitações de assistência técnica e dúvidas sobre uso do imóvel que o manual não conseguir esclarecer.

Além disso, coletar feedbacks permite identificar pontos de melhoria e aprimorar processos futuros. Depois da entrega, envie para o cliente uma pesquisa de satisfação.

App Diário de Obra: parceiro na construção do imóvel dos sonhos

E até a entrega das chaves do imóvel acontecer, há todo um processo de construção que o gestor precisa documentar. Com o App Diário de Obra, basta abrir o celular para criar registros completos com descrições do dia de trabalho, profissionais presentes, equipamentos utilizados, além de fotos e vídeos.

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