Como evitar retrabalho em serviços de manutenção

Em empresas de manutenção, evitar o retrabalho é questão de sobrevivência. Afinal, refazer um serviço consome tempo (do técnico e do cliente), eleva custos, desgasta a equipe e impacta diretamente a satisfação do seu público. Em operações que envolvem trabalhadores exteno, múltiplas ordens de serviço e diferentes níveis de complexidade técnica, quanto menos refação, menos confusão.

Se você tem notado um alto número de retrabalhos entre os técnicos, precisa implementar medidas para evitar esse problema. Claro, não antes sem investigar para entender os motivos por trás desse problema.

Neste post, você entenderá quais as causas e como evitar retrabalho nos serviços de manutenção. Confira!

Quais as principais causas do retrabalho?

Não adianta implementar soluções se você não souber por que o retrabalho acontece. Na prática, esse problema geralmente está associado a falhas em três pilares: informação, falta de padronização e controle.

Informações confusas

A falta de informações claras na abertura de uma ordem de serviço (OS) é um dos principais fatores. Quando o técnico chega ao local sem saber exatamente qual é o problema, quais materiais serão necessários ou qual o histórico daquele equipamento, as chances de erro aumentam.

A OS precisa estar completa, com todos os dados importantes para a execução do serviço. Ao mesmo tempo, precisa ser concisa — ir direto ao problema e às características do equipamento, sem enrolações. 

Falta de padronização

Outro ponto crítico é a execução sem padronização. Cada técnico pode interpretar o serviço de uma forma diferente, adotando procedimentos distintos. Isso gera inconsistência na qualidade e aumenta a probabilidade de refações.

A falta de padronização também pode ocorrer na própria OS. Se cada uma delas for emitida de uma forma diferente, o profissional demorará mais tempo para descobrir onde está o endereço, o serviço e a indicação de problema. 

Falta de controle

Imagine que um serviço exige mais de uma etapa de visitação técnica, mas não será o mesmo profissional quem visitará a casa do cliente. Porém, o primeiro técnico não fez os devidos registros sobre o serviço feito no dia anterior. Como o novo técnico entenderá o que foi feito?

Se o profissional não registra as falhas e o trabalho feito, ele não cria um histórico de trabalho para a empresa e ainda prejudica o serviço dos outros técnicos. Esses registros também podem ser utilizados para a empresa otimizar seu trabalho e oferecer um serviço de manutenção melhor aos clientes.

5 passos essenciais para evitar retrabalho em serviços de manutenção

Veja o que fazer para organizar sua empresa, otimizar os serviços e diminuir as refações na casa do cliente:

1. Planejamento

Nenhum trabalho de uma empresa séria ocorre sem planejamento — e se você deseja evitar o retrabalho, precisa orientar os técnicos a fazê-lo antes mesmo de sair para atender a primeira OS.

Antes de tudo, o técnico deve fazer:

• análise prévia do problema: ler as OS ajuda a entender qual o problema em questão e a avaliar potenciais soluções;
• verificação de histórico do equipamento: se o problema for frequente, o técnico deve averiguar quais protocolos os outros profissionais já utilizaram para resolvê-lo;
• separação de materiais e ferramentas: o técnico levará o que for essencial para seu trabalho;
• definição clara do escopo: entendendo previamente o problema e o que já foi feito, ele consegue esquematizar novas abordagens para um conserto mais eficaz.

2. Padronize todos os processos

Padronizar os serviços e até o preenchimento das OS garante que todos sigam um nível mínimo de qualidade e consistência. Quando a empresa separa no máximo 5 ordens por expediente, checklists para atendimentos, OS padronizadas e abertura de chamado para problemas ainda não resolvidos, consegue otimizar problemas mais complexos e facilitar tanto o trabalho do técnico quanto o retorno para o cliente.

Além disso, a padronização facilita o treinamento de novos colaboradores e melhora a previsibilidade dos resultados. Se o técnico for novo, ele poderá olhar o histórico e o manual do colaborador para entender os processos da empresa.

Para facilitar esse trabalho, você pode criar formulários obrigatórios, campos de preenchimento estruturados e etapas sequenciais que guiam o profissional durante a execução do serviço.

3. Otimize a comunicação entre equipe e gestão

Pode não parecer, mas uma boa comunicação — entre empresa, técnico e cliente — pode evitar muitos retrabalhos entre equipes de manutenção. 

Muitas vezes, o retrabalho acontece porque a informação não chega corretamente ao técnico ou porque o retorno do campo não é registrado de forma clara. Se sua empresa ainda depende de ligações ou mensagens em cima da hora via WhatsApp para o técnico, você não cria um histórico confiável e tem problemas de rastreabilidade. 

Essa “informalidade” na comunicação gera ruídos e perda de dados. Como consequência, o profissional toma decisões baseadas em suposições.

4. Solicite o registro de cada serviço

Ter um celular em mãos traz a oportunidade de documentar tudo o que foi feito,como foi feito e quais foram os resultados. Além de anotar por escrito em uma OS digital, o técnico também pode salvar fotos e vídeos, que servirão como prova do trabalho feito.

Relatórios de serviço bem elaborados permitem identificar falhas recorrentes, avaliar o desempenho da equipe, comprovar a execução do serviço para o cliente e evitar retrabalhos por falta de evidências.

5. Monitore o trabalho

Evitar retrabalhos é uma ação contínua, que exige dedicação da empresa e do técnico. Para tal, desenvolva e acompanhe indicadores de desempenho (KPIs) para analisar os dados gerados pelas operações.

Cada KPI traz números que você pode mensurar para avaliar se houve uma melhora com relação ao período anteriores. Alguns indicadores importantes incluem taxa de retrabalho, tempo médio de atendimento, índice de resolução na primeira visita e satisfação do cliente

Evite retrabalhos com o App Diário de Obra

Você consegue imaginar sua vida sem o celular? É porque, hoje, não dá para viver sem tecnologia digital — então, por que não utilizá-la para facilitar o trabalho do seu técnico?

Com o App Diário de Obra, você consegue padronizar todas as ordens de serviço, checklists e relatórios feitos pelos técnicos. Os profissionais também adicionam fotos e vídeos, que serão salvos automaticamente na plataforma.

E se você tiver dúvidas, não se preocupe: basta fazer o cadastro na plataforma para utilizá-la gratuitamente por 30 dias.

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