Como organizar suas ordens de serviço de manutenção

Quem precisa sair pelas ruas para realizar trabalhos de manutenção sabe como essa rotina pode ser cansativa. Contudo, organizar as ordens de serviço é um dos principais passos para facilitar esse trabalho. Ter endereços, clientes e tarefas organizados diminui retrabalhos e permite terminar todo o expediente com rapidez.

Se sua empresa ainda tem dificuldades de trabalhar com esse tipo de registro, não se preocupe. Neste post, você entenderá o que é e como organizar as ordens de serviço dos seus profissionais técnicos. Continue a leitura:

O que é uma ordem de serviço (OS)?

Ordem de serviço é um documento que detalha o serviço a ser prestado a um determinado cliente. Seu objetivo é alinhar o que o cliente precisa ao que a empresa oferece. Assim, ele não ficará horas esperando pelo conserto do poste, por exemplo, e receberá apenas um ajuste no relógio de luz.

Companhias de energia elétrica, luz, água, manutenção de elevadores, reformas residenciais ou comerciais: ordens de serviço são essenciais para quaisquer tipos de serviço de manutenção. Afinal, todos esses serviços mandam profissionais ou equipes para diversos locais da cidade, o que necessita de registro e organização para facilitar o trabalho.

Dicas essenciais para organizar suas ordens de serviço

Veja o que fazer para organizar as ordens de manutenção, otimizar o serviço e evitar retrabalhos:

Organize a agenda do dia

Quem trabalha com manutenção na rua raramente tem apenas um serviço em sua diária. Uma grande quantidade de OS exige boa gestão e jogo de cintura do técnico. Se for um atendimento de urgência, então, o estresse do cliente pode cair justamente no profissional — que não tem culpa desse problema.

Uma forma de organizar as ordens de serviço é priorizando os serviços mais urgentes. Uma rua há dias sem energia elétrica precisa de manutenção antes daquela que está apenas há duas horas sem luz. Se o problema for em um poste e fios elétricos estiverem soltos, a urgência é ainda maior.

Para isso, você pode usar um aplicativo de registro diário de obra. Basta organizar as atividades do dia num checklist com os horários. Você também pode salvar fotos e vídeos para comprovar o antes e depois da manutenção.

Padronize os relatórios

Os relatórios precisam ser padronizados. Além do checklist com os clientes do dia, a OS deve seguir um padrão para todos os trabalhadores. Isso facilitará o trabalho, pois o funcionário terá facilidade em preenchê-la e, principalmente, de encontrar as informações de que precisa.

Digamos que o profissional trabalha com reparos em um serviço de internet. Quando o checklist já está na ordem cronológica e conta com o endereço do cliente, por exemplo, o funcionário não precisa procurar quem ele deve atender primeiro e onde precisa ir.

Alguns campos são essenciais, como registro de horário (entrada e saída do local), equipe presente na manutenção e materiais utilizados. Mas para um documento mais profissional, veja quais informações não podem faltar na sua ordem de serviço:

• informações do cliente: nome/empresa, endereço completo, contato responsável;
• descrição detalhada do serviço: problema relatado, tipo de manutenção (preventiva, corretiva, emergencial), equipamento ou área afetada;

• informações operacionais: data e horário programado, técnico responsável, materiais previstos;

• registro de execução: horário de início e término, materiais utilizados, observações técnicas;

• evidências: fotos, assinatura do cliente e registro de ocorrências.

Organize por proximidade

Digamos que todos os serviços do dia sejam de manutenção preventiva — por exemplo, análise de elevadores. Se não há urgência em nenhum dos clientes, você pode organizar as ordens de serviço por proximidade dos locais. 

Ao olhar os endereços com antecedência, é possível criar um trajeto que permita passar por todos os locais sem ter que ir e voltar várias vezes. 

Coloque o diagnóstico

Explique detalhadamente o que foi solicitado e o que foi feito. Em muitos casos, o trabalho pode ser muito mais amplo do que parece. Para o técnico, é uma forma de mostrar compromisso com a resolução do problema.

Vamos a outro exemplo: o cliente está sem sinal de internet. O que poderia ser um problema na fiação interna é mais sério: houve um rompimento no cabo do poste, o que necessita de mais pessoas e equipamentos para consertar. O técnico, então, tira fotos do problema e salva esses registros na OS, detalhando o problema.

Esse diagnóstico na OS permite que o técnico registre o problema e já solicite uma equipe em caráter de urgência.

Registre evidências

Registrar evidências do serviço é uma forma de proteger a empresa, o técnico e o cliente. Por exemplo: ao consertar o elevador, o técnico pode fazer uma foto de antes e depois para provar à empresa que fez o serviço. Ao mesmo tempo, essas imagens podem servir como prova para a administradora prestar contas ao síndico sobre o serviço de manutenção.

Outro exemplo: o técnico foi até a casa do cliente, mas ninguém o atendeu. Ele entrou em contato via telefone, mas não obteve retorno. Portanto, pode tirar ou filmar para mostrar que esteve presente no local, mas sem sucesso.

Organize suas ordens de serviço com o App Diário de Obra

Como visto, você consegue organizar todas as ordens de serviço de duas formas: planejando e registrando o trabalho. Não há complicações: com o mesmo aplicativo, você faz os dois — bastam apenas alguns cliques no celular.

Com o App Diário de Obra, você pode tanto organizar suas ordens de serviço por checklists quanto criar relatórios para cada trabalho de manutenção.

Em um mesmo relatório diário (RDO), você insere o checklist e anexa todas as ordens de serviço do dia. Além disso, pode criar relatórios para cada cliente visitado.

Detalhe o que foi feito, anote os profissionais envolvidos e salve fotos e vídeos para criar registros completos de todo o seu trabalho. No fim, você cria um histórico de cada cliente, que serve como registro do compromisso da empresa com o próprio trabalho.

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